Memutuskan apakah akan beralih ke solusi Software-as-a-Service (SaaS) adalah keputusan besar yang dihadapi dunia bisnis saat ini. SaaS menawarkan potensi penghematan biaya yang sangat besar, pengurangan biaya overhead dan peluang untuk berinovasi.
Tidak terkecuali pada dunia aktuaria. Misalnya, PSAK 74 menantang perusahaan asuransi dan telah memaksa banyak orang untuk mencari sistem baru untuk memenuhi kebutuhan yang terus berkembang.
Ada enam pertimbangan utama ketika beralih dari proses dan sistem aktuaria on-premises menjadi solusi SaaS.
1. One size does not fit all
Saat mengalihkan sistem strategis Anda ke solusi Software-as-a-Service (SaaS) yang dialihdayakan, sangat penting bagi penyedia layanan untuk sepenuhnya memahami kebutuhan spesifik Anda dan bukan hanya kebutuhan secara umum saja. Harapan kedua belah pihak harus dipahami dengan jelas untuk menghindari ambiguitas di kemudian hari dalam siklus proyek.
2. Fleksibilitas Dan Skalabilitas Adalah Kunci
Tujuan umum dari solusi database adalah untuk menjadi satu-satunya sumber kebenaran untuk input dan output aktuaria, serta sebagai titik integrasi utama untuk keuangan. Hal ini terutama terjadi pada proyek implementasi PSAK 74.
Untuk mencapai hal ini, desain solusi model data harus memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga cukup fleksibel dan dapat dikembangkan untuk mengakomodasi asumsi kebutuhan di masa depan.
Ini adalah area kunci di mana pengerjaan ulang di masa depan dapat memakan biaya, kadang-kadang bahkan membutuhkan pengembangan kembali model data dari semula.
Hati-hati dengan model data umum yang ditawarkan sebagai rute cepat dalam proyek transformasi. Lebih baik menghabiskan waktu yang cukup untuk melakukan validasi desain melalui uji coba dan load-testing.
3. Interaksi Dengan Proses Pelaporan
Pastikan untuk mempertimbangkan implikasi dari memperkenalkan solusi SaaS ke dalam proses pelaporan secara menyeluruh:
Melakukan penilaian dampak pengalihan data ke dan dari solusi SaaS, termasuk keamanan, otomatisasi dan waktu transfer.
Pertimbangkan interaksi solusi SaaS dengan proses pelaporan selanjutnya dan on-premises Management Information (MI) processes. Penggunaan Business Intelligence (BI) tools seperti Tableau atau Power BI ke dalam SaaS environment berarti anda hanya dapat membuat laporan dan dashboard pada data yang disimpan dalam SaaS environment. Ini tidak termasuk data lain yang saat ini digunakan dalam proses MI anda, misalnya data input dan keluaran lainnya dalam proses pelaporan Anda.
4. Sistem Yang Baik Membutuhkan Tata Kelola Yang Baik
Kerangka tata kelola perlu diperluas dan/atau dibuat dalam pengenalan SaaS:
Peningkatan production environment untuk meningkatkan kapasitas harus dilakukan dalam sebuah kerangka tata kelola.
Proses pengembangan model dan perilisan model saat ini perlu diperluas atau dimodifikasi untuk menggabungkan semua aspek yang berjalan di lingkungan SaaS.
Proses karyawan baru dan karyawan berhenti (starters and leavers processes) perlu dimasukkan pada manajemen pengguna SaaS.
5. Implementasi Adalah Maraton, Bukan Sprint
Proyek implementasi mungkin akan membutuhkan beberapa area pengembangan dan pengujian, tidak semudah "lift-and-shift" dari environment dan proses anda saat ini:
Pengembangan dan pengujian model akan diperlukan karena perubahan komponen aktual yang terlibat serta perbedaan angka versi solusi SaaS dibandingkan dengan solusi on-premises.
Pengembangan dan pengujian reporting spreadsheet akan diperlukan – hal ini tidak boleh diremehkan karena terkadang dihilangkan dari proses implementasi solusi database, meskipun semua laporan berbasis Excel juga perlu dikembangkan kembali.
Jika solusi mencakup pemindahan proses persiapan data input, hal ini perlu dikembangkan dan diuji.
6. Keunikan Pengembangan Saas Aktuaria
Poin-poin yang diuraikan di atas kemungkinan besar dapat diterapkan ke banyak jenis proyek di mana solusi dan proses on-premises dimigrasikan ke SaaS. Namun, ada perbedaan utama yang cenderung membuat proses pengembangan sistem dan proses aktuaria menjadi unik.
Biasanya, pemindahan solusi dan proses on-premises ke solusi SaaS melibatkan beberapa perubahan dalam proses dan beberapa adopsi tools dan komponen baru. Dalam hal memindahkan solusi aktuaria, pengenalan actuarial database sebagai bagian dari solusi SaaS biasanya membawa perubahan yang dramatis dalam cara aktuaris bekerja, khususnya yang berkaitan dengan kontrol dan fleksibilitas dalam dunia Excel, files, dan folders.
Sementara tata kelola data (dan didorong oleh regulator) secara ideal adalah untuk secara dramatis mengurangi ketergantungan pada Excel, ada perubahan budaya dan pendekatan yang mendasar yang diperlukan agar hal ini berhasil.